Just Do It!

  Stephen R. Covey『與成功有約』中提到忙要忙得有意義
他將耗費時間的事務依據急迫性重要性分為四類。


所謂的急迫性,是指必須立即處理,通常都顯得易見,推託不得,也可能較討好、有趣,卻不見得重要;
所謂的重要性,則常與目標有關,凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。
一般人往往對燃眉之急立即反應,對當務之急卻不盡然,所以他認為更需要自制力與主動精神,急所當急


我在這邊提到,是因為最近我發現工作項目愈來愈多,工作的內容也愈趨複雜,常常感覺到時間不夠用,
剛剛好昨天的管理課程中,其中一個主題談的就是「時間管理」的重要性,
講師也利用了Stephen R. Covey所提到這事務的四種分類法,
包含:既急迫又重要、重要但不急迫、急迫但不重要、不重要也不急迫等四種(如下表)

事務分類表

 

 

 

 緊急

不緊急

 重要

 

  • 危機
  • 急迫的問題
    有期限壓力的計畫

 

  • 防患未然
  • 改進產能
  •  建立人際關係 
  •  發覺新機會

 不重要  

  • 不速之客
  • 某些電話
  •  某些信件與報告
     
  • 某些會議  
  • 避要而不重要的問題
  • 受歡迎的活動

 

  • 繁瑣的工作
  • 某些信件
  • 某些電話
  • 浪費時間之事
  • 有趣的活動


大部分人覺得這四類事務處理的優先順序是
Covey及講師都認為是比較重要,每個人想了想,其實也是比較重要。


我就想嚕~~到底我平常都做了哪些事情?這些事情我又是怎麼排先後順序解決的呢?
其實工作以後,比當學生時還依賴行事曆,因為所要面臨的事情多太多了,
尤其是當工作是需要大家合力完成時,跟時間賽跑變得很重要,
因為自己不希望別人家的延宕影響到自己的工作進度,當然也不希望自己成了影響別人工作進度的人。


只是面對著大家都會覺得自己的事情比較重要時,每個人都希望交付給別人家協助的工作都可以盡快結束,
這時候真的很希望自己能有雙倍的時間,不或許應該要期許自己能更加有效率!


管理事務是真的不容易阿,因為時間有限,事情卻是不斷的源源而來,
借助To Do List就是把一件件的事情記錄下來,提醒自己,並且將其排定優先次序,
而上完管理課以後,又多學到兩件事情,在此分享給大家


往往我們都會把自己要做的事情記下來,不管是記事本或是行事曆都好,
卻很難有機會仔細去想過,這類事務該屬於哪一種,又該怎麼去解決才好,
講師提到,時間登記是必要的,但登記完畢後要去思考,
咦?有哪些事情是可以取消的?有哪些事情是可以合併的?又有哪些事情是可以授權的?
希望能夠取消太繁瑣無意義的事務,將可以同時完成的事務合併,將某些事務授權會使得事情更完善。


除了登記時間以外,另外就是要學著把時間封鎖起來,
封鎖時間主要是用來處理:重要卻不緊急的事務,
封鎖時間可以讓自己不被打擾,可以專心處理一件重要事務,呈現該有的處理效率,
不然不斷的被打擾,同樣一件事情可能就得用不被打擾時六倍的時間去完成。


我翻了翻我的工作記事本,密密麻麻的寫滿了字,
我是有做到了紀錄,偶爾也會用螢光筆將極重要的工作標明,
之前在『圓夢記事本』中學到用代表待辦事項完成後就打V的方式,也讓我受用無窮,
但似乎對於事情的分類上,還沒有完全深刻,所以還不能將「取消、合併、授權」發揮出來,
當然,更沒有機會演練封鎖時間,HR總是要跑在第一線跟人接觸,
將自己封鎖起來,或者是閉關,應該會被封上服務不佳的形容詞。


只是,對於時間管理,我想這對我而言是相當重要的,
因為我時時都警惕自己,絕對要準時上下班,
一方面是要讓自己有效率,不要有機會用加班當藉口,
一方面是我也想讓自己的生活不單單只是工作,工作,工作應該要更有樂趣一點。
我的行事曆很五顏六色,但對於事情的處理上,也希望可以多采多姿,不要太單調,
而最重要的是,可以讓自己在時間內,甚至是之前做好別人家交付的工作,當然是最最最好的啦!



Whatever
Just Do It & Do than My Best!

 

 

 

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